Un hackathon pour la passation

La formation, phase centrale du processus de RFP – Recrutement Formation Passation – est indispensable à l’intégration de nouveaux membres dans la structure. C’est également, une période placée sous le signe de la transmission de savoir afin de garantir la pérennité des outils et des connaissances techniques. La formation est donc l’essence de tout succès.

Dans le cadre de leur formation, les nouveaux Responsables Technique, recrutés récemment, ont été amenés à développer un proof of concept (c’est à dire une réalisation expérimentale concrète illustrant une certaine méthode afin d’en démontrer la faisabilité) à travers plusieurs hackathons. Durant une semaine, par équipe de trois nouveaux, encadrés par un ancien, ils ont pu découvrir et comprendre les problématiques de Junior ISEP. De surcroît, les nouvelles recrues ont pu travailler en groupe et progresser sur leurs compétences techniques et ainsi apporter une plus-value profitable à la Junior. Coachés par les Responsables Technique du mandat 2019-2020, ils ont exploité leurs connaissances sur des projets divers. Ainsi, nous reviendrons dans cet article sur les projets mais également sur le ressenti de chacun quant à l’aspect formateur de cette expérience.

1 semaine, 3 projets

Pour répondre aux attentes des membres de la Junior, l’équipe de Responsables Technique se charge de développer une multitude d’outils. Néanmoins, pléthore de ces derniers conduit souvent à l’obsolescence de certains ou à un manque de communication à leur sujet pour d’autres. Il est donc du devoir de l’équipe Technique d’assurer l’utilisation optimale de nos meilleurs outils. C’est pourquoi le premier projet avait pour but de centraliser les accès à nos outils via un portail SSO c’est-à-dire avec une authentification unique (en anglais Single Sign-On) permettant à un utilisateur d’accéder à plusieurs applications informatiques (ou sites web sécurisés) en ne procédant qu’à une seule authentification. Les membres de Junior ISEP pourraient alors se connecter avec leurs identifiants LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) et auront accès à tous les outils utiles à leur poste respectif.

Au sein de notre structure, les Chefs de Projet, prospectent de diverses manières : au téléphone, ou encore via LinkedIn, la prospection ne cesse d’évoluer et le travail fourni par chacun nécessite un outil actualisé. Afin de gagner du temps dans leur prospection, l’équipe en charge du deuxième projet a sorti une nouvelle version du tableur où les Chefs de Projet doivent manuellement entrer la liste des prospects et les mettre à jour suite aux appels. Ils ont réussi à y insérer un scrapeur, autrement dit un extracteur de contenus, permettant aux Chefs de Projet de retrouver des milliers clients potentiels. Ils ont également recréé une liste des prospects et mis en place l’envoi automatique de plaquettes commerciales. Un outil performant est donc de rigueur pour réduire le temps de préparation (recherches de clients susceptibles) et augmenter le nombre d’appels. Les membres en charge du projet envisagent de rajouter d’autres sources de prospection.

Enfin, c’est également pour la trésorerie que les compétences des Responsables Technique sont requises. Aujourd’hui, encore peu automatisés, nous ne sommes pas à l’abri d’une erreur humaine et les heures passées par le trésorier pourraient être diminuées par un outil technique. Afin de gagner en efficacité et en performances, l’objectif de ce projet est donc d’automatiser au mieux les procédures existantes. C’est à partir des données métiers qui sont déjà en base de données, qu’il a fallu générer des documents automatiquement. À cela s’ajoute l’implémentation d’outils de data-visualisation pour que le suivi de l’activité économique de la Junior soit plus simple, plus claire et ainsi plus accessible. À l’issue de ce projet, il a donc été possible de générer automatiquement plusieurs types de documents permettant le suivi, non seulement des études, mais aussi des signatures client.

Le retour de chacun

Nous avons interrogé anciens et nouveaux Responsables Technique sur leur ressenti à propos du projet Hackathon.

Andrew, Laurianne et Paul, Responsables Technique du mandat 2019-2020, en charge du projet nous expliquent que cette idée de hackathon a été lancée en parallèle des formations intensives pour que les nouveaux puissent apprendre à se connaitre, mais aussi à travailler en groupe sur des délais très courts. Ceci dans le but de vite monter en compétence.

« Le but de cet exercice était de leur permettre de travailler en équipe sur un projet pertinent pour la structure tout en bénéficiant de notre expérience. »

En utilisant les technologies pratiquées en interne, ils ont pu leur montrer comment faire un projet de A à Z ; du recueil des besoins à la réalisation en passant par la spécification. Les nouveaux n’étaient donc pas lancés seuls dans l’aventure mais chaque chef d’équipe pouvait guider son groupe pour lui permettre d’avancer de façon efficace sans faire le travail à leur place. Ils ont ainsi pu prendre conscience des besoins métiers de la Junior… et tout ça en période de confinement, sans que personne ne se soit déjà rencontré !

« Cette expérimentation est un réel succès et nous a permis de nouer des liens avec nos nouveaux, de les conseiller techniquement et sur les méthodes de travail. Globalement ils ont été très autonomes et force de proposition tout au long des projets ce qui est positif. »

« De plus, cela nous a permis de leur montrer l’importance de certains points et ainsi de leur éviter de reproduire les mêmes erreurs que nous, équipe sortante. »

Tous trois espèrent qu’ils resteront tout aussi motivés par la suite et prêts à se surpasser durant leur mandat !

Du côté des nouvelles recrues, l’expérience a été perçue comme motivante, enrichissante, formatrice et immersive. En effet, ils ont pu, à la fois, se former techniquement mais aussi améliorer leurs softs skills telles que le travail en équipe et la cohésion de groupe. Entre organisation, découverte de méthodologies et de technologies, les nouveaux Responsables Technique ont pu apprivoiser l’environnement dans lequel ils vont progresser durant leur mandat. Ils ont également pu découvrir l’ERP de la structure – Phoenix – avec lequel ils seront amenés à travailler à l’avenir. Ainsi, ils ont apprécié cet exercice, pour l’esprit d’équipe et l’aspect concret du projet.

Entre plus-value pédagogique et technique, intégration et cohésion d’équipe, ces hackathons ont apporté énormément à la Junior. Ce savoir-faire instruit, durant cette semaine, est un atout pour notre structure mais est également une prestation supplémentaire que l’on peut proposer à nos clients. Alors si vous aussi, vous souhaitez posséder des outils techniques pour faciliter votre quotidien au travail n’hésitez pas à nous contacter.